De forfaitaire kilometervergoeding
van 1 juli 2022 tot 30 juni 2023
Oktober 2022 - Traditioneel wordt rond 1 juli bekendgemaakt hoe hoog de kilometervergoeding zal zijn voor de federale ambtenaren die een verplaatsing voor de overheid uitvoeren met hun eigen wagen. Dat is belangrijk voor ondernemers, accountants en belastingadviseurs, omdat het bedrag van die vergoeding ook een fiscale relevantie heeft.
Met het eigen voertuig
Wanneer u als werkgever, uw werknemer op pad stuurt met zijn eigen wagen om het één en ander te regelen voor het werk, dan is het logisch dat u een vergoeding betaalt voor de gemaakte kosten. Strikt genomen moet de werknemer die kosten bewijzen. Maar om praktische redenen aanvaardt de belastingadministratie dat u die kosten forfaitair vergoedt.
De vergoeding mag een bepaald maximum niet overschrijden. En dat maximum is gelijk aan de forfaitaire kilometervergoeding die de federale ambtenaren krijgen voor het gebruik van hun persoonlijk motorvoertuig ten behoeve van de dienst.
Voor de periode van 1 juli 2022 tot 30 juni 2023 bedraagt dat maximum 0,417 euro/km. Tegenover 0,3707 euro/km in het voorgaande jaar.
Maar er is meer: als maatregel tegen de sterk stijgende brandstofprijzen in het eerste kwartaal van 2022 heeft de minister beslist dat de kilometervergoeding voor de periode van maart 2022 tot juni 2022 éénmalig en retroactief verhoogd zal worden tot 0,402 euro/km.
Opgelet: verplaatsingen die een werknemer doet tussen zijn woonplaats en zijn vaste plaats van tewerkstelling zijn geen verplaatsingen ten behoeve van de werkgever! Die verplaatsingen komen dus niet in aanmerking en als u er als werkgever een vergoeding voor betaalt, dan is dat deel van de vergoeding in principe loon (al zijn er verschillende vrijstellingen mogelijk).
Maximum 24.000 km
Wat betreft de verplaatsingen in opdracht van de werkgever, aanvaardt de fiscus dat u de vergoeding forfaitair bepaalt zolang de totale afgelegde afstand onder de 24.000 km blijft. Boven 24.000 km zal de fiscus de forfaitaire berekening niet meer aanvaarden en moeten er dus toch bewijzen op tafel gelegd worden.
Het bedrag van 0, 4170 euro/km is ook maar een forfait. Als de werknemer een hogere kost kan aantonen, dan mag u een hogere vergoeding toekennen, maar steeds mits de nodige bewijzen worden voorgelegd.
Noteer dat deze regeling ook geldt voor RSZ-doeleinden. In principe worden alle vergoedingen die u aan de werknemer betaalt, als loon beschouwd, maar kosten die eigen zijn aan de werkgever worden uit het loon gehaald en voor verplaatsingskosten kan u hetzelfde forfait gebruiken als dat wat de fiscus hanteert.
Kan u als werkgever deze vergoeding in aftrek brengen ?
Tot aanslagjaar 2020 werden brandstofkosten enerzijds en alle andere autokosten anderzijds verschillend behandeld in de vennootschapsbelasting. Daarom werd de forfaitaire vergoeding voor de berekening van de kostenaftrek opgesplitst in een deel voor de brandstof en een deel voor de andere kosten (zoals de afschrijving van het voertuig en het onderhoud).
Maar door een ingrijpende wijziging van de aftrekbaarheid van autokosten vanaf 1 januari 2020 (aanslagjaar 2021) is die opsplitsing niet meer nodig. Vanaf aanslagjaar 2021 zijn alle autokosten immers aftrekbaar op basis van de volgende formule:
120% - (0,5 x coëfficiënt x CO2-uitstoot (in gr/km) )
De coëfficiënt bedraagt
‘1’ voor dieselwagens;
‘0,90’ voor wagens op aardgas (met een vermogen van minder dan 12 fiscale pk); en
‘0,95’ voor wagens met een andere motor (benzine, elektrisch, LPG, … ).
De aftrek berekend via deze formule mag niet hoger zijn dan 100% en niet lager dan 50% (of 40% als de wagen een uitstoot heeft van meer dan 200 gr/km CO2).
Het onderscheid tussen de brandstofkosten en de andere kosten is dan ook niet langer relevant.
Vrijwilligers
Los van het bovenstaande wordt de kilometervergoeding voor de federale ambtenaren ook nog gebruikt voor een andere forfaitaire berekening. Namelijk voor de vrijwilligersvergoedingen.
Het statuut van de vrijwilliger laat niet toe dat er betaald wordt voor gepresteerde diensten. Er is alleen een onkostenvergoeding toegelaten. Naast de algemene maxima per maand en per jaar bestaat er een aparte grens voor de verplaatsingsvergoedingen. Die grens ligt op 2.000 km per jaar per vrijwilliger (al is er geen grens voor vrijwilligers die het regelmatig vervoeren van personen als activiteit hebben). De vergoeding mag ook hier niet meer bedragen dan de kilometervergoeding voor de federale ambtenaren.
Jaarlijkse aanpassing op de schop?
De minister heeft onlangs aangekondigd dat de jaarlijkse aanpassing van de kilometervergoeding zal verdwijnen. In de plaats daarvan komt er een trimestriële indexering. Het initiatief is lovenswaardig, omdat op die manier de forfaitaire vergoeding dichter bij de werkelijke kostprijs zal komen.
Anderzijds is het een mes dat aan twee kanten snijdt, als na verloop van tijd de brandstofprijzen weer normaliseren, gaat de vergoeding ook sneller omlaag.
Bovendien betekent dit dat het sociaal secretariaat elk kwartaal de cijfers moet aanpassen: de werknemer weet steeds minder wat hij of zij op het einde van de maand zal ontvangen en de werkgever is steeds minder zeker van de werkelijke kostprijs van zijn personeel.
Elke medaille heeft twee zijden…
