Mention des renseignements des administrateurs
dans les comptes annuels en cas de modification
de la composition de l’organe d’administration
Les comptes annuels doivent en principe faire mention des nom, prénom, profession et domicile des administrateurs. À propos de quels administrateurs faut-il communiquer ces renseignements lorsque la composition de l’organe d’administration est modifiée?
Avis CNC
La Commission des normes comptables (CNC) a récemment publié un avis sur une information bien précise à reprendre dans les comptes annuels des sociétés, associations et fondations qui tiennent une comptabilité double, à savoir l’identité des administrateurs.
La CNC a été interrogée sur les administrateurs à propos desquels ces renseignements doivent être fournis en cas de nomination ou de disparition entre la date de début et la date de clôture de l’exercice, ou entre la date de clôture de l’exercice et la date d’arrêt des comptes annuels, ou encore après la date d’arrêt des comptes annuels.
L’obligation de communiquer ces renseignements figure à l’article 3:12, § 1er, 1° du CSA. Conformément à ces dispositions, « un document contenant les renseignements des membres de l’organe d’administration et, selon le cas, du commissaire en fonction » doit être déposé auprès de la BNB dans les trente jours après l’approbation des comptes annuels et au plus tard sept mois après la date de clôture de l’exercice. Ce sont les mêmes délais que pour les comptes annuels eux-mêmes.
Qui est membre de l’organe d’administration et commissaire en fonction ?
Le ministre a déjà communiqué à plusieurs reprises qu’il s’agit des administrateurs et commissaires qui étaient en fonction à la date à laquelle les comptes annuels ont été soumis par l’organe d’administration à l’approbation de l’assemblée générale.
Pourquoi précisément à ce moment-là ? Parce que ce sont les administrateurs qui arrêtent les comptes annuels et qui les soumettent ensuite tels quels à l’approbation de l’assemblée générale. Les administrateurs qui ne sont pas en fonction à ce moment-là n’ont rien à voir avec ces comptes annuels.
Idem pour les commissaires : le commissaire à mentionner dans les comptes annuels est celui qui a rédigé et signé le rapport de contrôle, parce que c’est ce rapport qui sera joint aux comptes annuels soumis à l’approbation de l’assemblée générale.
Principe nuancé par la CNC
La CNC nuance ce principe dans son récent avis 2020/09 et fait une distinction entre différentes périodes.
La première hypothèse concerne la modification de la composition de l’organe d’administration entre la date de début et la date de clôture de l’exercice. Au sens strict, les administrateurs qui démissionnent dans cette période ne doivent pas être mentionnés dans les comptes annuels, puisqu’ils ne sont plus en fonction au moment de l’arrêt des comptes annuels. Mais dans la pratique, il arrive qu’ils le soient tout de même afin de faciliter la détermination de leur responsabilité si, par la suite, une faute ou une fraude était constatée. Mais, insiste la CNC, il ne s’agit pas d’une obligation légale.
Une deuxième hypothèse concerne la nomination d’un administrateur après la date de clôture de l’exercice, mais avant la date d’arrêt des comptes annuels. La CNC considère que cet administrateur est en fonction au moment de l’arrêt des comptes annuels. L’organe d’administration doit donc mentionner les renseignements de cette personne dans les comptes annuels.
Exemple : La société Y clôture son exercice le 31 décembre 2019 et les comptes annuels sont arrêtés le 15 février 2020. Si X a été nommé le 10 février 2020, il doit également être mentionné dans les comptes annuels.
X n’était certes pas administrateur au cours de l’exercice 2019, mais il est responsable des comptes annuels soumis à l’assemblée générale.
D’un autre côté, X ne peut être tenu responsable des fautes commises par l’organe d’administration au cours de l’exercice 2019, puisqu’il n’était pas encore administrateur lors de cet exercice.
Inversement, les administrateurs qui disparaissent de l’organe d’administration après l’exercice (suite à leur décès ou révocation) ne doivent plus être mentionnés dans les comptes annuels s’ils avaient déjà disparu de l’organe d’administration avant l’arrêt des comptes annuels.
La troisième et dernière hypothèse concerne la désignation de nouveaux administrateurs par l’assemblée générale après l’arrêt des comptes annuels. Ces derniers ne doivent pas être mentionnés dans les comptes annuels.
La SA et l’administration duale
Le CSA permet aux sociétés anonymes d’instaurer un modèle d’administration dual. L’organe d’administration est alors scindé en un conseil de surveillance et un conseil de direction.
La compétence d’arrêter les comptes annuels appartient au conseil de surveillance. Le conseil de surveillance peut toutefois déléguer la préparation et l’exécution de l’arrêt des comptes annuels au conseil de direction, mais la responsabilité de l’arrêt des comptes annuels incombe au conseil de surveillance.
Puisque l’arrêt des comptes annuels relève de la compétence exclusive du conseil de surveillance, ce sont également les membres du conseil de surveillance (et uniquement eux) doivent être mentionnés dans les comptes annuels, même si le conseil de surveillance a délégué cette compétence au conseil de direction.
Administrateurs cooptés
Il peut arriver que le mandat d’un administrateur prenne fin sans qu’un autre administrateur puisse être nommé directement. Si les statuts ne l’excluent pas, le conseil d’administration peut coopter un nouvel administrateur pour le poste d’administrateur vacant. La nomination doit être confirmée par la suite par l’assemblée générale.
Si ce nouvel administrateur coopté est en fonction au moment de l’arrêt des comptes annuels, il devra être mentionné dans les comptes annuels et ce, que cette nomination ait ou non été confirmée par l’assemblée générale.
