Conseils pratiques pour une clôture trimestrielle sans stress
Mars 2023 - À la fin de chaque trimestre, tous les entrepreneurs et conseillers fiscaux sont confrontés à la même tâche : la clôture trimestrielle suivie du dépôt de la déclaration TVA. Mais tous les entrepreneurs ne se réjouissent pas à l’idée de s’acquitter de cette tâche récurrente. Ils préfèrent exercer leur activité plutôt que de s’atteler aux formalités administratives.
Or, d’un point de vue comptable, il est essentiel de clôturer le trimestre sans stress et de déposer votre déclaration TVA dans les délais et sans erreurs. Vous éviterez ainsi des amendes conséquentes et pourrez peut-être même récupérer de l’argent. C’est là une raison suffisante pour veiller à clôturer le trimestre en temps voulu. La suppression des surcroîts de travail pendant les périodes de déclaration est en outre synonyme de gain de temps et d’argent non négligeable pour vous et votre expert-comptable. Voici quelques conseils.
Planifiez les périodes de travail administratif dans votre agenda
En tant qu’entrepreneur, vous devez absolument cocher les mois de décembre, mars, juin et septembre dans votre agenda. C’est en effet pendant ces mois que votre expert-comptable prépare votre déclaration trimestrielle. Pour établir cette déclaration, il doit bien entendu disposer des documents nécessaires, à savoir les factures de vente, mais aussi, par exemple, les notes de restaurant. En consacrant chaque semaine quelques heures à ce travail administratif, vous évitez d’être dépassé par une tâche complexe et confuse en fin de trimestre.
L’utilisation d’un logiciel de facturation vous permet de conserver de manière numérique chaque document reçu et envoyé. En procédant de la sorte, vous répartissez la charge de travail pour vous, mais aussi pour votre comptable. En effet, un lien direct entre votre logiciel et celui de votre expert-comptable permet à ce dernier de commencer à traiter les documents en cours de trimestre et d’intervenir à temps en cas d’erreurs. Cette approche présente donc deux avantages : d’une part, vous évitez un surcroît de travail en période de déclaration et, d’autre part, votre expert-comptable a plus de temps pour vous conseiller.
La numérisation, gage de rentabilité
Le mot d’ordre est d’éviter autant que possible d’envoyer et de recevoir des factures papier. Leur traitement nécessite énormément de temps et d’énergie que vous et vos collaborateurs pouvez mettre à profit pour des tâches plus utiles. N’hésitez pas à demander à vos fournisseurs de passer à la facturation numérique de manière à ce que ce soit votre programme comptable qui fasse le travail. La numérisation présente un autre avantage. Elle vous permet de retrouver très rapidement vos documents archivés, ce qui représente un gain de temps considérable.
Mettez de l’ordre dans le chaos
Vous continuez de recevoir des factures papier ? Dans ce cas, en vue d’une clôture trimestrielle sans stress, nous vous conseillons d’instaurer une procédure rigoureuse pour l’ouverture et le classement des factures et autres courriers. Un bureau jonché de documents en pagaille n’incite pas à s’atteler au travail administratif. Par conséquent, veillez à tenir à jour les factures payées et impayées. Nous vous conseillons vivement, une fois de plus, de passer à une numérisation maximale de manière à ce que les tâches fastidieuses soient effectuées par votre programme comptable.
Ici aussi, qui dit numérisation, dit rentabilité. En effet, lorsque tous les documents sont sauvegardés sur une plateforme centralisée à laquelle la plupart des logiciels de facturation ont accès via le cloud, vous disposez automatiquement d’archives claires et pouvez y retrouver en un clin d’œil l’information recherchée. Quelques clics suffisent, et le temps ainsi libéré peut être consacré à votre cœur de métier.
Bien séparer dépenses privées et frais professionnels
Si ce conseil semble de prime abord évident, il n’est pas toujours suivi. Les transactions commerciales ne doivent pas figurer sur les comptes privés, et inversement. Il est donc conseillé d’ouvrir un compte professionnel de manière à bien séparer opérations commerciales et privées. Vous aurez ainsi une vision précise de vos dépenses et de vos revenus.
Cash is king !
Entreprendre, c’est faire des affaires, innover et faire en sorte de réaliser ses rêves professionnels. Toutefois, en tant que dirigeant d’entreprise, vous devez également veiller à la santé financière de votre entreprise. C’est pourquoi vous avez intérêt à traiter au moins une fois par mois tous vos bons et factures. Veillez également à facturer le plus rapidement possible les produits et/ou services fournis afin de vous assurer une trésorerie saine. Cash is king ! En vous attelant chaque mois à cette tâche, vous repérez rapidement les clients en retard de paiement. Cette formule vous permet en outre d’évaluer les capitaux pouvant être placés ou investis.
Votre programme de facturation vous sera à cet égard aussi d’une très grande utilité. La plupart des logiciels peuvent en effet être reliés à votre banque, ce qui permet un suivi automatique des paiements et vous donne la possibilité de vérifier en temps réel votre trésorerie, les flux TVA et le solde de votre compte. Vous disposez ainsi d’un véritable tableau de bord qui vous fournit un aperçu de votre chiffre d’affaires.
Tenez compte de la date de facturation
Saviez-vous qu’en matière de déclarations TVA et d’impôt sur le revenu, la date de la facture est déterminante ? En d’autres termes, une facture reçue le 29 juin, mais payée le 4 juillet, doit être reprise dans la déclaration du deuxième trimestre (et non du troisième).
