Arrangement facultatif temporaire pour les
assemblées générales par COVID-19
Un arrêté de pouvoirs spéciaux instaure, à titre temporaire, un certain nombre d'assouplissements et d'options dont le but est de permettre aux sociétés belges d'organiser une assemblée générale valablement sans enfreindre les règles obligatoires imposées pour lutter contre la pandémie de COVID-19.
Les dispositions revêtent un caractère optionnel. Les sociétés peuvent donc continuer à appliquer le droit habituel, sans porter atteinte aux règles obligatoires imposées pour lutter contre la pandémie de COVID-19.
Les dérogations au droit des sociétés s'appliquent aux assemblées qui ont eu lieu ou auraient dû avoir lieu entre le 1er mars et le 3 mai 2020.
Les dérogations peuvent être prolongées s'il devait s'avérer qu'après le 3 mai, il est toujours impossible de respecter les règles normales en ce qui concerne la convocation, le déroulement et le vote de l'assemblée (AG).
Plusieurs options
· l'organisation d'une AG à distance selon des modalités spécifiques
· l'organisation d'une AG à distance selon l'article 7:137 du CSA, même en l'absence d'une autorisation statutaire à cet effet
· le report d'une AG.
Pour qui ?
· toutes les sociétés, associations et personnes morales qui sont régies par le Code des sociétés et des associations et ses prédécesseurs
· les personnes morales qui disposent d'un organe d'administration ou d'une assemblée générale et qui ont été constituées par ou en vertu d'une loi particulière ou d'un règlement particulier.
L'organe d'administration décide de l'organisation d'une AG à distance
L'organe d'administration d'une société ou d'une association peut décider que l'assemblée générale aura tout de même lieu, mais que les membres pourront uniquement voter au préalable, à distance ou par procuration et ce, même si la loi et les statuts ne le permettent pas.
Les documents relatifs au vote et les procurations peuvent être communiqués par tout moyen possible : e-mail, copie scannée ou photocopiée. L'organe d'administration peut imposer un délai pour cette communication.
L'organe d'administration peut désigner lui-même un ou plusieurs mandataires, de manière à ce que l'assemblée proprement dite puisse se tenir en cercle restreint.
L'organe d'administration peut également interdire la présence physique à l'assemblée si les mesures liées au coronavirus ne peuvent pas être respectées. Il existe toutefois des exceptions, par exemple pour le commissaire, le mandataire ou le notaire si un acte authentique doit être passé.
L'organe d'administration peut décider que lors de l'assemblée, seules les questions écrites pourront être posées, que celles-ci devront être posées au préalable, que les membres de l'organe d'administration pourront uniquement répondre par écrit à ces questions, etc.
Les convocations qui ont déjà été envoyées ou publiées peuvent être modifiées sans que les formalités de convocation ou de participation doivent être recommencées.
Et, même si les statuts l'interdisent, les conseils d'administration peuvent actuellement se tenir par écrit (l'unanimité est requise) ou par des moyens de communication électroniques qui permettent par exemple d'organiser une vidéoconférence (avec majorité simple).
L'organe d'administration décide d'un report
L'organe d'administration peut également décider de reporter l'assemblée générale, même si celle-ci a déjà été convoquée. Les sociétés cotées doivent annoncer ce report sur leur site internet et dans un communiqué de presse, les autres sociétés " par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances ".
Elles peuvent par exemple les informer sur leur site internet ou par courrier électronique ou, si elles ne disposent pas d'une adresse électronique, par courrier ordinaire.
Dans l'état actuel des choses, les sociétés dont l'exercice comptable court du 1er janvier au 31 décembre peuvent reporter leur assemblée générale annuelle - quelle que soit la date mentionnée dans les statuts - de dix semaines maximum au delà de la période de six mois prévue par le CSA, autrement dit jusqu'au 8 septembre 2020 au plus tard.
L'assemblée reportée est considérée comme une nouvelle assemblée pour ce qui concerne les convocations, les avis de participation, les procurations, les votes par correspondance et les autres modalités.
Les assemblées convoquées parce que l'actif net est négatif ou risque de le devenir et les assemblées convoquées à la demande du commissaire ou d'un groupe d'actionnaires ou de membres ne peuvent en principe pas être reportées.
