UBO-register: termijn voor hoorrecht verduidelijkt
Augustus 2022 - Een ‘wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten’ voerde het zogenaamde UBO-register (of Ultimate Beneficial Owners-register) in. De inwerkingtreding ervan verliep niet van een leien dakje en ook dit jaar werden de regels rond het UBO-register nog bijgestuurd.
Europees recht
De wet van 18 september 2017 vloeit voor uit een Europese richtlijn inzake witwassen: de zogenaamde 4e AML-richtlijn. Die richtlijn verplicht de lidstaten om maatregelen te nemen opdat:
op hun grondgebied opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten toereikende, accurate en actuele informatie over hun uiteindelijke begunstigden zouden inwinnen en bijhouden; en
er een centraal register met informatie over de uiteindelijke begunstigden van die entiteiten zou komen om de toegang tot die ‘toereikende, accurate en actuele informatie’ te vereenvoudigen.
In uitvoering van die richtlijn verplicht de Belgische wet de vennootschappen, (internationale) vzw’s en stichtingen om informatie over hun uiteindelijke begunstigden in te winnen en bij te houden. De bestuurders moeten die informatie binnen de maand naar het UBO-register sturen.
De uiteindelijke begunstigden
De definitie van de uiteindelijke begunstigden hangt af van de aard van de juridische entiteit. In een vennootschap zijn de uiteindelijke begunstigden:
in eerste instantie de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap hebben, met inbegrip van het aanhouden van aandelen aan toonder. Meer dan 25% van de aandelen of van het kapitaal van de vennootschap bezitten, geldt als een indicatie van een toereikend percentage van de stemrechten of van het directe belang;
de natuurlijke personen die zeggenschap hebben over de vennootschap via andere middelen. Bijvoorbeeld via een aandeelhoudersovereenkomst;
ten slotte, wanneer geen van bovenstaande personen geïdentificeerd konden worden: de natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel.
Sancties
De wet van 18 september 2017 zegt dat bij inbreuken op de informatieplicht inzake de uiteindelijke begunstigden er administratieve boetes kunnen worden opgelegd. Die boetes kunnen gaan van 250 tot 50.000 euro en kunnen niet alleen de bestuurders treffen, maar ook de leden van het directiecomité of, bij ontstentenis van een directiecomité, de leden die deelnemen aan de effectieve leiding.
In de regel wordt een boete pas opgelegd nadat de betrokkene een herinnering of een kennisgeving met de vaststelling van een inbreuk heeft gekregen. U zal in de praktijk dus geen boete krijgen bij een eerste vaststelling van een mogelijke inbreuk. U hebt dan alsnog de gelegenheid om uw wettelijke informatieplicht te vervullen en een boete te vermijden of u kan argumenteren waarom u die verplichting niet bent nagekomen. Er was misschien een vergissing in het spel.
Als informatieplichtige persoon kan u zich ook beroepen op uw recht om gehoord of opgeroepen te worden. Tot voor kort was niet bepaald binnen welke termijn dat moest gebeuren. Recent werd verduidelijkt dat dit binnen de maand moet gebeuren: de betrokkene krijgt een termijn van 30 dagen na ontvangst van de kennisgeving dat er een administratieve boete kan worden opgelegd om een vraag in te dienen om gehoord of opgeroepen te worden.
Net als vroeger geeft de administratie er de voorkeur aan om de informatieplichtige te ‘horen’ via mail – dus schriftelijk, op elektronische wijze –, maar als informatieplichtige kan u altijd vragen om toch mondeling gehoord te worden.
