Praktische tips voor een vlotte kwartaalafsluiting
Maart 2023 - Aan het eind van ieder kwartaal is het voor elke ondernemer en fiscaal adviseur altijd zover: de kwartaalafsluiting met bijhorende btw-aangifte. Niet elke ondernemer kijkt uit naar deze recurrente taak. U bent liever bezig met ondernemen dan mijn administratieve formaliteiten.
Toch is een vlotte kwartaalafsluiting en correcte en tijdig ingediende btw-aangifte essentieel voor uw boekhouding. Dankzij een soepele aangifte vermijdt u immers vervelende boetes en kunt u zelfs geld terugkrijgen. Daarom alleen al is het de moeite waard om werk te maken van een vlotte kwartaalafsluiting. Ook het wegwerken van pieken in de aangifteperiodes levert u en uw boekhouder aanzienlijke (tijds)winst op. Tijd voor enkele tips.
Plan vaste administratieve momenten in uw agenda
De maanden december, maart, juni en september kruist u als ondernemer het best aan in uw agenda. Want tijdens die maanden start uw boekhouder of accountant met de voorbereiding van uw kwartaalaangifte. Voor die aangifte heeft hij of zij uiteraard de nodige documenten nodig, van verkoopfactoren tot restaurantbonnetjes. Als u deze administratie op een wekelijks vast moment, dan voorkomt u dat deze taak op het einde van het kwartaal complex en onoverzichtelijk wordt.
Dankzij het gebruik van facturatiesoftware houdt u elk ontvangen of verzonden document digitaal bij. Hierdoor spreidt u de werklast voor uzelf en uw boekhouder. Want dankzij een koppeling van uw software met de boekhoudsoftware van uw boekhouder kan hij of zij tijdens het kwartaal al documenten beginnen verwerken en tijdig ingrijpen bij eventuele fouten. Deze aanpak levert dus dubbele winst op: u vermijdt een drukke btw-periode voor uzelf én uw boekhouder houdt meer tijd vrij om u te begeleiden.
Digitaliseren rendeert
Maak zoveel mogelijk komaf met het versturen en ontvangen van papieren facturen. Het verwerken ervan vergt heel wat tijd en energie die u en uw medewerkers nuttiger kunnen besteden. Vraag uw leveranciers daarom om digitaal te factureren. Op die manier kunt u uw boekhoudprogramma het werk laten doen. Een extra voordeel van digitalisering is trouwens dat u documenten een pak sneller terugvindt in uw archief, wat u extra tijdswinst oplevert.
Schep orde in de chaos
Ontvangt u toch nog papieren leveranciersfacturen? Voor een vlotte kwartaalafsluiting raden we u aan om een vaste werkwijze te hanteren voor het openen en ordenen van facturen en andere post. Documenten die kris kras op kantoor rondslingeren, nodigen niet meteen uit om de administratie te doen. Hou daarom goed bij welke facturen u al betaalde en welke niet. Opnieuw trouwens een warme oproep om maximaal digitaal te gaan, zodat uw boekhoudprogramma het ‘vuile’ werk opknapt.
Ook hier rendeert digitaal werken. Als u immers alle documenten bewaart in één gecentraliseerd platform dat bij de meest facturatiesoftware vanuit de cloud beschikbaar is, beschikt u meteen over een overzichtelijk archief waarin u vliegensvlug vindt wat u zoekt. Slechts een paar muisklikken volstaan, en de vrijgekomen tijd kunt u aan uw kernactiviteiten besteden.
Hou werk- en privékosten gescheiden
Op het eerste zicht een evidente tip, maar toch één waartegen vaak gezondigd wordt. Zakelijke transacties horen niet thuis op privérekeningen, en vice versa. Open dus een zakelijke rekening, zodat u beide geldstromen goed gescheiden houdt. Zo houdt u goed zicht op uitgaven en inkomsten.
Cash is king!
Ondernemen is zakendoen, innoveren en bouwen aan professionele dromen. Maar ook het goed opvolgen van de financiële gezondheid van uw bedrijf hoort bij uw rol als bedrijfsleider. Verwerk daarom zeker eenmaal per maand alle bonnen en facturen. Zorg er ook voor dat u uw producten en/of diensten zo snel mogelijk factureert. Die werkwijze zorgt voor een gezonde cashflow. Cash is king! Als u die werkwijze maandelijks goed opvolgt, ziet u snel welke klanten nog niet betaald hebben. Bovendien schat u goed in of u bepaalde bedragen kunt sparen of beleggen.
En opnieuw kan uw facturatieprogramma hier erg goed van pas komen. De meeste softwarepakketten beschikken immers over een koppeling met uw bank, waardoor betalingen automatisch afgepunt worden en u in real time uw cashflow, btw-stromen en rekeningstanden kunt bekijken. Dit levert dus een erg handig dashboard op, wat u extra inzichten in uw omzet verschaft.
Werk op factuurdatum
Wist u dat voor uw btw-aangifte en inkomstenbelasting altijd de factuurdatum als bepalend element geldt? Met andere woorden: een factuur die u op 29 juni ontvangt, maar pas op 4 juli betaalt, geldt voor het tweede kwartaal (en dus niet voor het derde).
