4 vragen en antwoorden voor optimaal voorraadbeheer
Oktober 2023 - Lege rekken leiden tot oplopende levertermijnen en ontevreden klanten. Maar ook een te groot voorraadniveau is slecht nieuws voor de rendabiliteit van uw zaak. Hoe het optimale stockniveau vinden, en vier andere cruciale vragen rond optimaal voorraadbeheer, beantwoorden we in dit artikel.
1. Welke impact heeft voorraad op mijn winst?
Voorraad inslaan en beheren is duur. De kostprijs omvat onder andere de kosten voor de huur van het magazijn, afschrijvingen op magazijnmeubilair, onderhoud en energie, kapitaalkosten (zoals rente op leningen voor het magazijn) en de risicofactor (kosten inherent aan het risico van voorraadbeheer, zoals verouderde goederen).
Al die kosten snijden in uw winstmarges. Met een weldoordachte voorraadstrategie houdt u dergelijke kosten beheersbaar. Handmatige voorraadoptimalisering speelt hierin een belangrijke rol, maar de grootste winst wordt behaald door gebruik te maken van voorraadbeheersoftware.
2. Hoe bepaal ik de levertermijn voor mijn productgamma?
Efficiënt voorraadbeheer gaat om het vinden van de juiste balans tussen service en kost. In het ideale scenario kan een winkel of groothandel elk product binnen een werkdag leveren. In de praktijk is dat echter onmogelijk. De daaraan gekoppelde voorraadkosten zouden flink de pan uitswingen.
Handelaars moeten dus afwegen wat een haalbare (en concurrentiële) levertijd is voor hun producten, en hoeveel procent van hun bestellingen ze tijdig en volledig (On Time, In Full of OTIF) willen leveren. Niet elk artikel moet op dezelfde manier behandeld worden in de supplychain. Voor kritieke artikelen is een OTIF-percentage van 97 wenselijk, terwijl voor producten uit de marge van het assortiment een lager percentage aanvaardbaar is. Dergelijke afwegingen zijn onder andere afhankelijk van de rotatiesnelheid (hoe lang een product gemiddeld in het magazijn verblijft) en de aard van de klant (trouwe klanten verdienen een betere service).
3. Hoe bepaal ik het optimale voorraadniveau?
In feite gedraagt voorraad zich als een investering. Vroeg of laat verwacht u een return on investment. De vraag die u zich bij elke voorraadwijziging moet stellen, luidt dan ook: "Loont het dat ik investeer in voorraad en ga ik er voldoende winst op maken?"
Voor artikelen met een lage winstmarge volstaat een beperkte voorraad. U hebt er belang bij dat de voorraadrotatie zo hoog mogelijk blijft, of anders gezegd: dat de artikelen zo snel mogelijk de deur uitgaan om de voorraadkost beperkt te houden. Een lage stock is dus wenselijk. Let wel, om wachttijden te beperken zijn goede afspraken met uw leveranciers noodzakelijk.
Voor artikelen met een hoge marge is een ruime voorraad aanbevolen. Deze artikelen wil u veel verkopen en moet u dus altijd in voldoende mate in stock hebben. De return on investment van deze voorraad is hoog.
4. Wat zijn de belangrijkste voordelen van voorraadsoftware?
Voorraadbeheersoftware is op zijn sterkst als het deel uitmaakt van een totaalpakket, waarin ook aan- en verkoopbeheer zitten. Enterprise Resource Planning of ERP biedt tal van voordelen.
Inventarisering
Voorraadtellingen die met behulp van een barcodelezer gebeuren, bevatten gevoelig minder fouten dan manuele tellingen. Een bijkomend voordeel van een geautomatiseerde telling is dat de voorraad meerdere keren per jaar onder de loep kan worden genomen. Bij een periodische telling krijgt u een veel correcter beeld van de voorraadbewegingen, waardoor de magazijnier korter op de bal kan spelen.
Voorraadbewegingen
Een ERP-systeem speelt een cruciale rol in het correct registreren van voorraadbewegingen. Het zorgt ervoor dat alle in- en uitgaande goederenstromen in de voorraad afgedekt en op een correcte manier afgehandeld worden. Barcodes of RFID-systemen bieden hierbij een groot voordeel.
Bestellen uw klanten via een webshop? Dankzij dit systeem kunt u ook online weergeven hoeveel artikelen u op het moment van bestellen nog in voorraad hebt. Heldere klantcommunicatie verhoogt de algemene tevredenheid.
Voorraadoptimalisering en forecasting
Voorraadsoftware zoekt naar patronen in voorraadbewegingen en stelt op basis daarvan optimaliseringen voor. De software doet dus precieze voorspellingen en anticipeert op het verloop van in- en uitgaande artikelen. Zo komt u als nooit voor verrassingen (of lege rekken) te staan. Bovendien hebben voorraadoptimaliseringen een gunstige impact op de kostprijs van stock.
Rapportering
In één muisklik krijgt u een gedetailleerd rapport van alle artikelen in voorraad. Welke producten doen het goed? Wat is de rotatiesnelheid per artikel of productgroep? Hoeveel bedraagt de voorraadkost? Al deze metrics maken de supplychain van uw handel inzichtelijk, zodat u gefundereerde beslissingen kunt nemen om de voorraad te optimaliseren.
