Nouvelle obligation de fiche pour les
frais propres à l’employeur
Septembre 2021 - Le remboursement des frais propres à l’employeur est réglementé de manière de plus en plus stricte. Au début de l’année 2021, le fisc a décrit de façon encore plus détaillée les limites de l’exonération d’impôt pour divers remboursements. À partir du 1er janvier 2022, l’employeur doit également indiquer au fisc comment il paie le travailleur.
Frais propres à l’employeur ou au travailleur
Les frais propres à l’employeur sont les dépenses des travailleurs qui doivent être prises en charge par l’employeur. Par exemple, si le travailleur fait du télétravail et utilise sa connexion Internet, de l’électricité, etc. ces frais doivent être pris en charge par l’employeur.
Attention, les travailleurs doivent parfois aussi exposer des frais dans le cadre de leur activité professionnelle, tels que les frais de transport pour se rendre au bureau. Il s’agit alors de frais propres au travailleur.
La différence entre les deux est très importante : si, en tant qu’employeur, vous payez une indemnité de télétravail, il ne s’agit pas d’un revenu imposable pour le travailleur (vous remboursez en effet une dépense que vous devez prendre en charge). En revanche, si vous remboursez une dépense propre au travailleur (par exemple une indemnité pour la location d’une résidence à proximité du bureau), il s’agit en principe d’un salaire imposable.
Justificatifs ou montant forfaitaire
En principe, le remboursement doit être effectué sur la base de justificatifs concrets. Si votre collaborateur doit avancer le montant d’une dépense pour l’entreprise, par exemple, vous devrez le rembourser sur la base du ticket qu’il vous remet.
Mais les choses se compliquent lorsque ce collaborateur a dû se rendre chez un client avec sa voiture personnelle. Comment devez-vous calculer le montant à rembourser, dans ce cas ?
Le fisc permet dès lors de rembourser certains frais de manière forfaitaire.
Pour l’utilisation de la voiture personnelle afin de se rendre chez un client, vous pouvez par exemple utiliser l’indemnité de défraiement qui est payée aux fonctionnaires, à savoir, à l’heure actuelle, 0,3707 euro par kilomètre.
Pour les frais qu’un travailleur expose afin de faire du télétravail de manière structurelle et régulière pendant une partie substantielle de son temps de travail, vous pouvez allouer une indemnité forfaitaire de bureau de 129,48 euros au maximum par mois. Notez par ailleurs que pour les mois d’avril, mai et juin 2021, ce maximum a été augmenté à 144,31 euros par mois. Cette augmentation a été prolongée de trois mois au début du mois de juillet (juillet, août et septembre 2021).
Sur la « fiche »
En tant qu’employeur, vous devez établir des fiches fiscales chaque année. Sur cette fiche, vous devez mentionner des données qui doivent permettre au travailleur d’introduire une déclaration à l’impôt des personnes physiques, à savoir le montant du salaire, le précompte professionnel retenu, les éventuels arriérés, etc. Ces données sont également transmises au fisc.
Selon une loi fiscale du 27 juin 2021, en cas de remboursement sur la base de justificatifs, le montant de ce remboursement doit être communiqué au fisc. Ce dernier souhaite en effet savoir si, en plus du remboursement forfaitaire de certaines dépenses, vous remboursez aussi les dépenses réelles sur la base de tickets que le travailleur vous remet.
Toutefois, la loi est plutôt limitée dans la description.
Il semble que si vous remboursez uniquement un montant forfaitaire, celui-ci ne doit pas être communiqué. Mais qu’en est-il si vous remboursez un montant forfaitaire et aussi exceptionnellement des dépenses réelles ? Devez-vous tout mentionner sur la fiche ou uniquement ces dépenses exceptionnelles ?
Et comment le fisc atteindra-t-il son objectif (éviter le double remboursement) si vous ne devez pas décrire la dépense ? Ou le but est-il que vous mettiez en place toute une administration pour le remboursement des frais réels propres à l’employeur ?
Si vous ne respectez pas l’obligation, une amende administrative est prévue, mais une plus grande clarté est également nécessaire à cet égard. À suivre.
