En tant que chef d'entreprise, comment faire pour contester les factures électroniques de 2026 ?
Avril 2025 - A partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique via le réseau Peppol sera obligatoire pour toutes les entreprises belges assujetties à la TVA. Cette mesure soulève des questions pour de nombreux entrepreneurs sur la manière de préserver leurs droits, tels que la contestation des factures.
À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique via le réseau Peppol sera obligatoire pour toutes les entreprises belges assujetties à la TVA. Cela signifie que vous ne pouvez plus envoyer vos factures par e-mail au format PDF, mais uniquement au format électronique structuré. Bien que cela accélère considérablement le traitement des factures, cela soulève également des questions sur la manière dont vous, en tant que propriétaire d'entreprise, conservez vos droits, notamment en ce qui concerne la contestation des factures.
Que signifie pour vous l'obligation de Peppol ?
Peppol est un réseau sécurisé pour l'échange de données électroniques. Il garantit que les factures sont échangées directement entre les systèmes comptables des fournisseurs et des clients. Bien que cela réduise le risque d'erreurs et augmente l'efficacité, cela ne change pas votre droit de contester une facture.
Important à noter : le réseau Peppol lui-même n'offre pas de fonction intégrée permettant de contester les factures. Ce processus reste une responsabilité juridique et administrative que vous devez assumer vous-même en tant qu'entrepreneur.
Quand et pourquoi contester une facture ?
Vous pouvez contester une facture lorsque
les biens ou services livrés ne correspondent pas à votre commande
le prix ou les conditions sont incorrects
la facture a été émise de manière incorrecte
il y a une double facture
il y a des erreurs dans les coordonnées de l'entreprise ou les numéros de TVA
le délai de paiement est incorrect
Vous n'avez pas d'objection ? Si tel est le cas, on peut considérer qu'il s'agit d'une acceptation tacite. Cela signifie que vous êtes implicitement d'accord avec la facture et que vous acceptez l'obligation de paiement.
Comment contester correctement une facture électronique ?
Pour contester valablement une facture, il est important de respecter les étapes suivantes :
Réagir à temps : soumettre votre protestation dans un délai raisonnable, généralement dans les 8 à 15 jours suivant la réception de la facture. Vérifiez les termes de votre contrat pour connaître les délais spécifiques.
Formulez votre objection par écrit et justifiez-la clairement. Indiquez le numéro de la facture, la date et la raison détaillée de votre objection.
Demandez un accusé de réception de votre contestation afin d'avoir la preuve que vous avez protesté à temps et correctement.
Utiliser les fonctionnalités du logiciel : de nombreux logiciels de comptabilité offrent une fonction permettant d'approuver ou de rejeter les factures avant qu'elles ne soient traitées dans la comptabilité. Profitez-en pour renforcer la sécurité.
Contactez votre fournisseur et essayez de résoudre le litige d'un commun accord. Une communication claire permet souvent d'éviter une action en justice.
Rendez-vous avec votre comptable
Travaillez-vous avec un comptable externe ? Il serait alors judicieux de prendre des dispositions claires avec lui ou elle. Votre comptable ne peut pas comptabiliser automatiquement une facture sans votre accord. En convenant d'une procédure d'approbation, vous évitez le risque d'une acceptation implicite.
Pensez également à mettre en place un flux d'approbation numérique, en donnant d'abord votre accord avant que le comptable ne traite la facture. Cela permet d'accroître la transparence et de mieux contrôler les paiements.
Conseils supplémentaires pour une contestation réussie
Soyez transparent : communiquez immédiatement avec votre fournisseur dès que vous constatez un problème.
Recueillir des preuves : conserver des documents pertinents tels que les bons de commande, les bons de livraison et la correspondance.
Agir avec réserve : toujours indiquer "sous réserve" dans un litige pour protéger sa position juridique.
Faites appel à un conseiller juridique : consultez un conseiller juridique si vous avez des doutes sur la formulation correcte de votre contestation.
Gardez vos dossiers en ordre : une comptabilité structurée facilite l'apport de preuves en cas de litige.
