Comment aborder les mauvais payeurs ?
Mars 2023 - Afin d’éviter les problèmes de trésorerie, vous devez absolument instaurer un suivi rigoureux des factures sortantes. Voici quelques conseils pour aborder les mauvais payeurs poliment, mais avec fermeté.
Afin d’éviter les retards de paiement, la première arme de votre arsenal à brandir est le rappel. Celui-ci peut être envoyé (automatiquement) dès le lendemain de l’échéance des factures sortantes. Vous donnez ainsi un signal clair à vos clients afin qu’ils sachent que vous assurez un suivi administratif rigoureux.
Le ton de votre lettre ou de votre e-mail doit être clair, mais poli. Gardez toujours à l’esprit qu’il peut s’agir d’un oubli (« La facture a probablement échappé à votre attention »). À la fin de votre courrier, demandez explicitement à votre client de payer le montant dû dans les sept jours ouvrables.
Il est également important de préciser les conséquences en cas de dépassement du délai supplémentaire et de renvoyer le client à vos conditions générales si vous envisagez de facturer des frais administratifs et/ou des intérêts.
N’hésitez pas à téléphoner
Si, trois jours après votre premier rappel, votre client n’a toujours pas payé, n’hésitez pas à lui téléphoner. Vous devez bien sûr rester poli, mais dites-lui clairement qu’il est dans votre intérêt à tous les deux que le paiement soit effectué au plus vite.
Terminez l’entretien sur une note positive. Faites-lui part de vos attentes pour l’avenir et donnez-lui éventuellement l’occasion de poser des questions. À l’issue de l’entretien téléphonique, envoyez-lui un e-mail ou une lettre recommandée reprenant les accords convenus.
Deuxième rappel et procédure judiciaire
Rien n’y fait ? Dans ce cas, envoyez un deuxième et éventuellement un troisième rappel écrit. Veillez à y mentionner les conséquences du retard de paiement et facturez systématiquement les frais administratifs supplémentaires. Votre dernière lettre de rappel doit préciser qu’il s’agit du dernier avertissement et que vous n’aurez ensuite d’autre choix que de faire appel à un bureau de recouvrement ou à votre avocat. Le débiteur douteux sera dans ce cas condamné à payer non seulement toutes les factures en souffrance (plus les intérêts), mais aussi les frais de justice.
