Studenten aan het werk in uw bedrijf: denk aan de volgende administratieve formaliteiten
Studenten aan het werk in uw bedrijf: denk aan de volgende administratieve formaliteiten
Augustus 2023 - De zomervakantie is bij uitstek een periode waar u studenten kunt aanwerven als extra m/v-kracht in uw bedrijf. Bij dit aanwervingsproces is het echter belangrijk dat u de wettelijke spelregels nauwgezet opvolgt, zodat u niet geconfronteerd wordt met dure boetes. We frissen de belangrijkste regels voor u op.
Arbeidsovereenkomst voor studenten
Werft u een jonge werknemer aan? Dan moet u in principe een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor studenten opstellen, ten laatste op het ogenblik dat de student bij u in dienst treedt.
Deze studentenovereenkomst is een overeenkomst voor bepaalde tijd en heeft een maximumduur van 12 maanden.
De Arbeidsovereenkomstenwet legt vast welke bepalingen in deze schriftelijke arbeidsovereenkomst voor studenten moeten staan. Hou er rekening mee dat minimaal de volgende elementen vermeld worden: de identiteit van de partijen, de leeftijd, de aanvang en duur van tewerkstelling, de werk- en rusttijden en het overeengekomen loon.
DIMONA-aangifte
Vergeet zeker niet de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling of de zogenaamde ‘DIMONA -aangifte’ (type ‘STU’) uit te voeren, via de portaalsite van de RSZ. Dit moet u doen uiterlijk op het moment dat de student bij u in dienst treedt. Goed om weten: bij een correcte uitgevoerde DIMONA-aangifte hebt u als werkgever recht op verminderde socialezekerheidsbijdragen.
Noteer ook dat u als werkgever vrijgesteld bent van deze formaliteit voor bepaalde werknemerscategorieën. Met name jongeren die werken als monitor of animator van socioculturele of sportieve activiteiten gedurende maximum 25 dagen per jaar vallen onze deze categorieën. In dat geval moet u een speciale mededeling doen aan de Directie voor het Toezicht op de sociale wetten van de FOD WASO.
Verzekeringspolis tegen arbeidsongevallen
Alle werkende studenten – ook studenten waarvan de activiteit niet moet worden aangegeven bij de RSZ – en hun werkgevers vallen onder de wetgeving op de arbeidsongevallen. Denk er dus aan om voor uw student-werknemers een arbeidsongevalleverzekering afsluiten voor de duur van de arbeidsovereenkomst.
Studentencontingent
Sinds 2023 mag een student 600 uur per jaar werken tegen verlaagde sociale bijdragen. Als u hem of haar aanwerft, wilt u er uiteraard zeker van zijn dat u slechts de solidariteitsbijdragen op het studentenloon moet betalen, en niet de normale socialezekerheidsbijdragen. Daarom vraagt u uw student een toegangscode waarmee u het aantal resterende uren kan zien en kan verifiëren of het contingent van 600 uren nog niet is opgebruikt.
Vermijd dure boetes
Wie deze administratieve formaliteiten correct uitvoert, vermijdt onnodige en dure sancties als gevolg van controles. Want vergeet niet: naast burgerlijke sancties riskeert u niet alleen de normale socialezekerheidsbijdragen te moeten betalen op het loon, maar ook nog een correctionele of administratieve sanctie overeenkomstig het sociaal strafwetboek. Een verwittigd werkgever…