Privacy en bescherming van de persoonsgegevens
Als boekhoudingskantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader delen wij u het volgende mee.
De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking op u in uw hoedanigheid van klant van het kantoor maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten (zoals het geval dat u leverancier of klant bent van onze klant).
In elk geval dienen wij u als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende te wijzen.
1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens.
De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Fidelium BV.
De zetel van de verantwoordelijke is gelegen te Etterbeek, Sint-Michielslaan nr 65 bus 6 met het ondernemingsnummer 0465.950.881.
De verantwoordelijke is ingeschreven bij de Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA) onder erkenningsnummer 70266800.
Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij Fidelium BV via brief op het bovenstaande adres of via e-mail (info@fidelium.eu).
2. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.
Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
A. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens te verzamelen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en - plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres
2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke belanghebbende van de cliënten de volgende persoonsgegevens te verzamelen: de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art.33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.).
B. De verplichtingen die het bedrijf heeft tegenover de Belgische overheid, buitenlandse overheden of internationale instellingen, in toepassing van een wettelijke of reglementaire verplichting, in toepassing van een gerechtelijke beslissing of in het kader van de verdediging van een gewettigd belang, in het bijzonder, maar niet uitsluitend, indien de huidige en toekomstige fiscale wetten (BTW-lijsten, belastingformulieren, enz.) en de sociale zekerheidswetten ons verplichten om persoonsgegevens te verwerken in het kader van de opdracht die ons werd toevertrouwd.
De verwerking van deze persoonsgegevens is wettelijk verplicht. Zonder deze gegevens kunnen we geen zakelijke relatie aangaan.
C. Uitvoering van dit contract voor boekhoudkundige, fiscale en managementdiensten. De verwerking van persoonsgegevens heeft betrekking op gegevens van de cliënten zelf, hun medewerkers, beheerders, onder andere, en andere personen, zoals cliënten en leveranciers, die betrokken zijn bij hun activiteiten.
Zonder de communicatie en verwerking van deze gegevens zijn wij niet in staat om onze taak als accountant uit te voeren.
3. Welke persoonsgegevens en van wie?
In het kader van de onder 2 vermelde doeleinden kan ons kantoor de volgende persoonsgegevens verwerken: voornaam, naam, geboortedatum en -plaats, e- mailadres, biometrische gegevens (kopie e-id of paspoort), adres, telefoonnummer(s), ondernemingsnummer, nationaal nummer.
In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Tax-on-web worden ook volgende gegevens verwerkt: kinderen, lidmaatschap vakbond politieke organisaties, medische gegevens.
Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens die de betrokkene of zijn of haar familieleden zelf hebben aangeleverd.
Het kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers.
De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke.
De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 2 vermelde doeleinden.
De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.
4. Ontvanger van de gegevens
In overeenstemming met het voorgaande, en tenzij het noodzakelijk is om persoonsgegevens bekend te maken aan organisaties of entiteiten waarvan de tussenkomst als derde dienstverlener namens en onder de controle van de verantwoordelijke voor de bovengenoemde doeleinden vereist is, zal het Kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet overdragen, noch zal het deze verkopen, verhuren of uitwisselen met enige organisatie of entiteit, tenzij u hiervan op voorhand op de hoogte bent gebracht en u daar uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven.
Het bedrijf maakt gebruik van externe dienstverleners:
- het bedrijf maakt gebruik van elektronische boekhoudsoftware en zijn portaal
- het bedrijf gebruikt CRM-software
- het kantoor maakt gebruik van externe medewerkers voor de uitvoering van bepaalde taken of specifieke opdrachten (registeraccountants, accountants, notarissen, enz.)
Het bedrijf kan alle nodige maatregelen nemen om een goed beheer van de website en het IT-systeem te garanderen.
De onderneming kan persoonsgegevens doorgeven op verzoek van elke wettelijk bevoegde autoriteit of op eigen initiatief indien zij te goeder trouw meent dat het doorgeven van deze informatie noodzakelijk is om te voldoen aan de wet- of regelgeving of om de rechten of eigendommen van de onderneming, haar cliënten, haar internetsite en/of uzelf te verdedigen en/of te beschermen.
5. Veiligheidsmaatregelen
Om ongeautoriseerde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen, heeft het bedrijf veiligheids- en organisatieprocedures ontwikkeld. Deze procedures hebben betrekking op zowel het verzamelen als het opslaan van dergelijke gegevens.
Deze procedures zijn ook van toepassing op alle onderaannemers die door het bedrijf worden gebruikt.
6. Bewaringstermijn
6.1. Persoonsgegevens die wij moeten bewaren in overeenstemming met de Wet van 18 september 2017 (zie 2.A.)
Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken met betrekking tot onze cliënten, de interne en externe gevolmachtigde en de uiteindelijke belanghebbende van onze cliënten.
Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een incidentele transactie.
6.2.Andere persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.
6.3 Na het verstrijken van de bovengenoemde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.
7. Rechten van toegang, rectificatie, vergetelheid, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar, niet-profilering en betreffende kennisgeving veiligheidsinbreuken.
7.1. Persoonlijke gegevens die we moeten bewaren overeenkomstig de wet van 18 september 2017.
Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de gevolmachtigde en de uiteindelijke belanghebbende van de cliënten.
Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017 :
“Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken.
Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.
De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.
Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.”
Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de Privacycommissie of Gegegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8.)
7.2. Alle andere persoonsgegevens
Voor de toepassing van uw rechten betreffende alle andere persoonsgegevens kan u steeds contact nemen met Fidelium BV, via brief op het bovenstaande adres of via e- mail (info@fidelium.eu).
8. Klachten
U kunt een klacht over de verwerking van persoonsgegevens door ons bedrijf indienen bij het College Bescherming Persoonsgegevens:
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel +32 (0)2 274 48 00 Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be
URL: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
